Elektronische facturatie biedt veel voordelen ten opzichte van traditionele papieren facturatie. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen:
- Tijd- en kostenbesparingen: Elektronische facturatie vermindert aanzienlijk de kosten en tijd die gepaard gaan met het afdrukken, verspreiden, beheren en bewaren van papieren facturen.
- Betrouwbaarheid en veiligheid: Elektronische facturen zijn beschermd tegen vervalsing en wijziging en kunnen veilig worden opgeslagen. Ze verminderen ook het risico op invoerfouten en het verlies van papieren facturen.
- Traceerbaarheid: Elektronische facturen maken het mogelijk om de status van de factuur te volgen van uitgifte tot ontvangst en betaling, wat cash management en cash flow forecasting vergemakkelijkt.
- Respect voor het milieu: Elektronische facturatie vermindert het verbruik van papier, inkt en andere middelen die nodig zijn om papieren facturen te produceren.
- Automatisering: E-facturatie automatiseert veel taken voor factuurbeheer, zoals gegevensverificatie, gegevensinvoer en betalingsberichten, waardoor fouten en vertragingen worden verminderd.
- Naleving van regelgeving: Elektronische facturen voldoen vaak aan de fiscale en wettelijke vereisten, waardoor het risico op niet-naleving afneemt en de algehele naleving van de bedrijfsregels verbetert.
In het algemeen kan e-facturatie bedrijven helpen tijd, geld en middelen te besparen, terwijl de betrouwbaarheid, veiligheid, traceerbaarheid en naleving van de regelgeving van hun facturatieprocessen wordt verbeterd.
Ontwerpwetgeving
Volgens de ontwerpwetgeving die momenteel in omloop is, wordt het volgende ambitieuze en gefaseerde tijdschema voorzien voor gestructureerde verplichte elektronische facturering (B2B):
- 1 juli 2024: grote bedrijven met een jaaromzet van meer dan 9 miljoen euro (exclusief btw) in 2023;
- 1 januari 2025: bedrijven met een jaaromzet van meer dan €700.000 (exclusief btw) in 2023 of 2024, maar niet meer dan €9 miljoen (exclusief btw) in 2023;
- 1 juli 2025: alle andere btw-plichtigen, met uitzondering van degenen die in aanmerking komen voor de btw-vrijstelling voor kleine ondernemingen en de forfaitaire regeling voor landbouwers;
- 1 januari 2028: btw-plichtigen die in aanmerking komen voor de vrijstelling voor kleine ondernemingen en belastingplichtigen die in aanmerking komen voor de forfaitaire regeling voor landbouwers.
Vanaf 1 januari 2024 moeten btw-plichtigen in België gestructureerde elektronische facturen kunnen ontvangen in de vorm waarin ze werden uitgereikt. Ze zullen deze elektronische facturen echter nog kunnen weigeren tot 1 juli 2024.
Gestructureerde elektronische facturen zullen alleen van toepassing zijn op btw-plichtigen die in België gevestigd zijn. Ze kunnen worden uitgereikt door de leverancier of dienstverrichter zelf, door een derde (in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter) of door de afnemer in het geval van verlegging van de facturering.
Bovendien moet de elektronische factuur opgesteld zijn in Peppol -formaat en verstuurd worden via het Peppol-netwerk. Afwijkingen zijn toegestaan als beide partijen het eens zijn, maar facturen moeten altijd voldoen aan de Europese standaard.