Elektronische facturatie verplicht vanaf 1 januari 2026
Minister van Financiën Vincent Van Peteghem heeft in de ministerraad een akkoord bereikt over de verplichte invoering van digitale facturatie (e-invoicing) tussen ondernemingen vanaf 1 januari 2026. De stap naar digitale facturatie is van belang om de btw-kloof, het verschil tussen wat de overheid moet ontvangen aan btw-inkomsten en wat de overheid daadwerkelijk ontvangt, te verkleinen en in te zetten op doorgedreven administratieve vereenvoudiging. Er wordt een ruime overgangstermijn voorzien om iedereen de kans te geven om zich aan te passen aan de nieuwe werkwijze.
Gestructureerde elektronische facturen zullen alleen van toepassing zijn op btw-plichtigen die in België gevestigd zijn. Ze kunnen worden uitgereikt door de leverancier of dienstverrichter zelf, door een derde (in naam en voor rekening van de leverancier of dienstverrichter) of door de afnemer in het geval van verlegging van de facturering.
Ook voor deze stap heeft de overheid gekozen voor het Europese PEPPOL-netwerk. Door zich éénmaal aan te sluiten, wordt een onderneming automatisch met alle andere deelnemers van het netwerk verbonden. Dit netwerk wordt ook al in heel wat andere lidstaten gebruikt. Aan belastingplichtigen wordt uiteraard de flexibiliteit geboden om in onderling akkoord voor een ander systeem te kiezen, op voorwaarde dat dit ook beantwoordt aan de Europese normen inzake semantiek en syntaxis.
Samen met de FOD Financiën zal tijdens de ruime overgangsperiode ook worden ingezet op een brede informatiecampagne richting alle stakeholders.
Wat zijn de voordelen van elektronische facturatie?
Elektronische facturatie biedt veel voordelen ten opzichte van traditionele papieren facturatie. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen:
- Tijd- en kostenbesparingen: Elektronische facturatie vermindert aanzienlijk de kosten en tijd die gepaard gaan met het afdrukken, verspreiden, beheren en bewaren van papieren facturen.
- Betrouwbaarheid en veiligheid: Elektronische facturen zijn beschermd tegen vervalsing en wijziging en kunnen veilig worden opgeslagen. Ze verminderen ook het risico op invoerfouten en het verlies van papieren facturen.
- Traceerbaarheid: Elektronische facturen maken het mogelijk om de status van de factuur te volgen van uitgifte tot ontvangst en betaling, wat cash management en cash flow forecasting vergemakkelijkt.
- Respect voor het milieu: Elektronische facturatie vermindert het verbruik van papier, inkt en andere middelen die nodig zijn om papieren facturen te produceren.
- Automatisering: E-facturatie automatiseert veel taken voor factuurbeheer, zoals gegevensverificatie, gegevensinvoer en betalingsberichten, waardoor fouten en vertragingen worden verminderd.
- Naleving van regelgeving: Elektronische facturen voldoen vaak aan de fiscale en wettelijke vereisten, waardoor het risico op niet-naleving afneemt en de algehele naleving van de bedrijfsregels verbetert.
In het algemeen kan e-facturatie bedrijven helpen tijd, geld en middelen te besparen, terwijl de betrouwbaarheid, veiligheid, traceerbaarheid en naleving van de regelgeving van hun facturatieprocessen wordt verbeterd.